STAF MAHKAMAH SYARIAH MANJUNG 

MELAKUKAN KERJA KERJA PENGEMASKINIAN PERSEKITARAN

SEJAJAR DENGAN KRITERIA EKSA

                              DASAR EKSA MS MANJUNG

                                                     PANDUAN PERLAKSANAAN

                            AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

                                               MAHKAMAH SYARIAH MANJUNG

APA ITU EKSA?

EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam yang diperkenalkan mulai Januari 2014 dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia.Langkah penjenamaan semula ini adalah sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

AMALAN 5S DALAM SEKTOR AWAM

- Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat.

- Amalan EKSA bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.

- Pelaksanaan Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain memberi nilai tambah kepada imej organisasi

- Satu kaedah atau teknik yang digunakan untuk mewujudkan dan mengekalkan persekitaran kerja yang berkualiti di dalam sesebuah organisasi

- EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja

Penjenamaan Semula Amalan 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010.Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu.EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

- Imej Korporat;

- Kreativiti dan Inovasi;

- Amalan Hijau

- Persekitaran Kondusif; dan

- Kepelbagaian Agensi.

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah;

A. Meningkatkan Imej Korporat.

B. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan.

C. Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau.

D. Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif.

E. Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan.

5 Elemen Baharu EKSA

1. Imej Korporat

2. Kreativiti dan Inovasi

3. Amalan Hijau

4. Persekitaran Kondusif

5. Kepelbagaian Agensi

1. Imej Korporat

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam.

2.Kreativiti dan Inovasi

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

3.Amalan Hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber.Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum.

4.Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalahpenting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor awam.Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan.Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.

5.Kepelbagaian Agensi

EKSA memperkenalkan modelpenilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupikeperluan kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini.

PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:

1. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;

2. Mewujudkan sektor/zon kerja;

3. Mengadakan program latihan; dan

4. Mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti di atas perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan.Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu diambil

LANGKAH 1: PEWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN PERANAN YANG JELAS

Penasihat dan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

- Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

- Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

- Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;

- Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;

- Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

- Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;

- Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan

- Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

Fasilitator

- Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;

- Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;

- Menentukan pembahagian zon;

- Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan

- Menyelaras dan memantau aktiviti.

Penyelaras / Ketua Zon

- Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;

- Menyelaras program EKSA;

- Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

- Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit;

- Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi

- Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli kumpulan;

- Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;

- Merancang aktiviti kumpulan;

- Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator dan kumpulan

Jawatankuasa Promosi

- Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;

- Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;

- Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan

- Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/agensi.

Jawatankuasa Audit

- Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;

- Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;

- Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan

- Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan

Jawatankuasa Latihan

- Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;

- Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan

- Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.

Ahli-Ahli

- Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

- Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

- Bekerjasama dalam kumpulan; dan

- Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA

LANGKAH 2 : MEWUJUDKAN ZON EKSA

i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

ii. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan.

iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon adalah seperti yang berikut:

- susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah sektor/zon tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.

- menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon;

- mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan/agensi; dan

- sektor/zon di sesebuah jabatan/agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

LANGKAH 3 : LATIHAN

Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi.

LANGKAH 4 : PELANCARAN EKSA

i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam jabatan/agensi.

ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut:

- Dasar EKSA;

- Zon EKSA;

- Objektif EKSA;

- Pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan

- Buku panduan pelaksanaan EKSA

Pengauditan EKSA

Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian baharu telah dibangunkan.EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan dengan model baharu seperti pada Rajah 1.

                                                                            Rajah 1

Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat 6 komponen kriteria penilaian seperti pada Rajah 2. Kriteria-kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di pelbagai jabatan/agensi.Ini bagi memastikan pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu jabatan/agensi.Kategori jabatan/agensi yang dinilai adalah seperti di bawah.

                                                                              Rajah 2

Penilaian Model A:

Bangunan dan Kawasan Sendiri :

Komponen A Hingga E1

Contoh: Stesen Penguatkuasaan Jabatan Pengangkutan Jalan Bukit Kayu Hitam, Pejabat Daerah dan Tanah Marang dan Pejabat Pendidikan Daerah Batang Padang.

Komponen A Hingga E2

Contoh: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

Berkongsi Bangunan dan Kawasan: Komponen A Hingga D

Contoh: Wisma Persekutuan

Penilaian Model B:

Agensi di bawah Kluster Keselamatan:

Komponen A hingga F

Polis Diraja Malaysia, Jabatan Imigresen Malaysia, Markas Angkatan Tentera Malaysia, Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia.

Komponen A hingga F

Mahkamah, Pusat Latihan, Masjid, Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Kadi.

Agensi di bawah Kluster Sosial :

Komponen A hingga F

Hospital, Klinik, Sekolah, Institut Pengajian Tinggi Awam, Politeknik, Kolej Komuniti

PELAKSANAAN AUDIT DALAM

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan/agensi membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya di sesebuah organisasi. Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut. Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut:

LANGKAH 1 : MEMBENTUK PASUKAN AUDIT

- Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi.

- Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.

LANGKAH 2 : LATIHAN AUDIT EKSA

- Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

LANGKAH 3 : MENGAUDIT PRESTASI EKSA

- Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

LANGKAH 4 : MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT

- Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

- Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/ agensi.

OBJEKTIF EKSA

1. Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun dan teratur serta selamat

2. Mewujudkan persekitaran dan kemudahan pejabat lebih teratur dan mudah untuk diselenggara

3. Meningkatkan kreativiti dan inovasi

4. Meningkatkan motivasi dan disiplin

5. Memupuk semangat berpasukan

6. Memupuk nilai tanggungjawab terhadap kemudahan pejabat

7. Membina pembaikan berterusan di dalam peningkatan kualiti organisasi

Faedah Pelaksanaan EKSA

Pelaksanaan EKSA di jabatan/agensi memberikan faedah seperti pada Rajah 3.

                                                                          POLISI

                                         AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA

                                                 MAHKAMAH SYARIAH MANJUNG

MS Manjung beriltizam mengamalkan prinsip EKSA bagi mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif demi meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan yg berintegriti, efisyen dan berkualiti.

                                                                       OBJEKTIF

                                       AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA

                                                   MAHKAMAH SYARIAH MANJUNG

1. Mewujudkan persekitaran kerja yg bersih selesa sistematik, kondusif dan praktikal.

2. Mengekal dan meningkatkan kualiti kerja kearah penyampaian perkhidmatan yg memenuhi kepuasan pelanggan.

3. Memastikan warga JKSPk berintegriti, berdisiplin, bermotivasi dan membudayakan semangat kerja berpasukan yang berterusan.

4. Memaksimumkan sumber tenaga manusia secara efisyen, menjimatkan kos dan meningkatkan produktiviti perkhidmatan.

5. Memperkukuhkan lagi sistem pengurusan kualiti JKSPk berasaskan Standard MS ISO 9001:2015 & MS 1900: 2014

                                                                    LOGO RASMI

                                       AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA

                                    JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK

                                                          Rajah 4 : Logo EKSA JKSPK

MAKSUD WARNA DAN CORAK

Dua Orbit Berwarna Ungu Tua Bersentuhan Dan Ungu Muda –

Melambangkan keunggulan serta kerjasama, toleransi diantara dua unit yang utuh iaitu pentadbiran dan kehakiman di jabatan ini.

Biru Air –

Adalah lambang ketenangan dan semulajadi serta kewibawaan peribadi dalam menjalankan tugas.

Merah Tulisan EKSA –

Adalah lambang keberanian jabatan menyahut cabaran anjakan paradigma dalam merialisasikan EKSA.

Hijau Dedaun –

Adalah kepekaan, kemurniaan dan kedamaian dalam persekitaran.

Kuning –

Adalah warna diraja serta yang keriatif dan inovatif. Hitam lambang kecekalan dan kekuatan Jabatan ini mengaplikasi dan menerajui apa jua cabaran.

MOTO : PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF

1. Takrif perkataan;

: Persekitaran - Halaman, sekeliling atau suasana sesuatu tempat.

: Kondusif - Selesa, tenang, tenteram dan harmoni.

: Inovasi - Perihal sesuatu teknologi bagi menghasilkan output.

: Produktif - Perihal sesuatu hasil yang lumayan dan maksimum.

2. Huraian moto;

EKSA adalah suatu amalan yang dibudayakan dalam sesebuah organisasi bagi menghasilkan persekitaran yang selesa dan tenteram.

Apabila wujud suasana tenteram dalam dalam sesebuah organisasi maka produktiviti outputnya akan bertambah dan berkualiti.

                                                KRITERIA AUDIT DALAMAN

                                  EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Dasar Umum

Dasar Umum ini disediakan bagi menjadi panduan umum kepada seluruh pegawai dan kakitangan Jabatan Kehakiman Syariah Perak di dalam melaksanakan Persekitaran Berkualiti EKSA. Dasar ini perlu dipatuhi di dalam menyediakan apa-apa aktiviti dan dokumentasi yang berkaitan dengan Persekitaran Berkualiti EKSA Jabatan.

1. Bahasa

- Bahasa pengantar adalah Bahasa Malaysia. Ia adalah selaras dengan Akta Bahasa Kebangsaan 1963.

- Bahasa lain adalah dibenarkan di dalam penggunaan seperti nama atau sekiranya tiada perkataan yang tepat atau sesuai di dalam Bahasa Malaysia bagi menggambarkan makna atau maksud sesuatu keadaan atau tindakan atau benda.

- Perkataan yang digunakan selain daripada bahasa Malaysia hendaklah disendengkan dengan bertanda “………………”.

2. Piawaian

- Jabatan akan menyediakan suatu “piawaian” yang diikuti dan dipatuhi.

- “Piawaian” ini hendaklah dilaksanakan secara menyeluruh di semua peringkat Mahkamah, Bahagian dan Unit.

- “Piawaian” ini juga hendaklah dimaklumkan dan dilaksanakan kepada semua kerja-kerja yang diserah urus kepada pembekal.

3. Pematuhan kepada Pekeliling/Arahan yang berkuatkuasa.

- Setiap pelaksanaan mestilah mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan peraturan-peraturan/pekeliling-pekeliling/surat pekeliling/ garis panduan/ arahan/ undang-undang kerajaan dan Jabatan semasa dan sedang berkuatkuasa.

4. Selaras dengan Sistem Kualiti Jabatan

- Setiap pelaksanaan amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan Sistem Kualiti yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan.

- Ini termasuklah MS ISO 9001: 2015 MS 1900:2014 dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI).

5. Mengambil Kira Aspek Keselamatan mengikut Arahan Keselamatan

- Mematuhi arahan dan pekeliling daripada badan berautoriti atau agensi yang berkaitan dengan keselamatan seperti Majlis Keselamatan Negara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Jabatan Kimia dan Jabatan Pertahanan Awam.

- Ia termasuklah keselamatan dari aspek fizikal, susun atur perabut dan pejabat, bahan kegunaan, pekerja dan data/maklumat.

6. Seragam

- Mewujudkan suasana seragam terutama yang melibatkan pengurusan fail, warna, kod dan seumpamanya.

- Pelaksanaan EKSA mestilah seragam di peringkat daerah melainkan apa-apa perkara yang telah dipersetujui penyeragamannya di peringkat Jabatan.

7. Mesra Pelanggan

- Setiap perancangan yang melibatkan pelaksanaan EKSA juga hendaklah bersifat mesra pelanggan.

- Ini termasuklah kemudahan untuk Orang Kelainan Upaya (OKU) dan Warga Emas.

- Tanda arah atau papan tanda hendaklah jelas, diletakkan di tempat yang bersesuaian, mudah dilihat dan difahami.

8. Penerapan Nilai dan Etika Murni

- Sesuai dengan Pematuhan Syariah MS 1900 : 2014 penerapan Nilai dan Etika Murni hendaklah dilaksanakan. Ini termasuklah seperti mencatat “Kewajipan Menjalankan Tugas” di dalam dokumen-dokumen rasmi Jabatan serta di persekitaran bangunan.

- Melayan pelanggan dan orang awam yang berurusan dengan Jabatan dengan baik dan sopan.

- Menjawab panggilan telefon mengikut arahan dan peraturan yang berkuatkuasa.

9. Berimej Korporat Bersih dan Teratur

Imej Korporat : Penggunaan hiasan/peralatan yang bersesuaian dengan persekitaran, seragam, bersih, kemas dan teratur.

- Pelaksanaan amalan Persekitaran berkualiti perlu mengekalkan imej Korporat sebagai sebuah jabatan perkhidmatan awam.

- Susun atur mestilah teratur, bersih, kemas dan tersusun.

- Setiap Pelabelan dan parkir yang dibuat mestilah minima dan menggunakan warna yang seragam.

- Hiasan adalah minima dan bersesuaian.

                                             Parkir ditanda dengan tanda ‘x’. Bagi label

                                            tulisan hitam dan latar belakang putih manakala

                                         untuk petunjuk arah tulisan putih latar belakang hitam

10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan

- Pelaksanaan Persekitaran EKSA mestilah mengambil kira prinsip pelaksanaan EKSA iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan kemudahkesanan.

- Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti dan inovasi.

- Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga kakitangan.

- Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat

- Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi (direktori) pegawai yang bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat seliaannya.

- Setiap sistem, dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah mudah dikesan.

Dasar EKSA

1. Mengandungi Visi dan Misi Jabatan;

2. Polisi, Objektif, Slogan dan Logo EKSA;

3. Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk; dan Pelaksana EKSA serta Carta Perbatuan Jabatan;

4. Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi;

5. Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik;

6. Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem EKSA dan jelas kepada pekerja;

7. Bahasa yang digunakan mudah difahami. dan mengandungi elemen keperluan, kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

Penglibatan Pengurusan Atasan

1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat Ekosistem EKSA iaitu Ketua Hakim Syarie di peringkat Jabatan dan Hakim-hakim di peringkat daerah.

2. Melibatkan penguru san atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/ pendedahan dan lawatan.

3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA

1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.

2. Terdiri daripada Pengerusi, Fasilitator, Penyelaras/Ketua Zon, Setiausaha dan tiga Jawatan Kuasa Utama (Pengerusi Jawatankuasa Audit, Latihan dan Promosi).

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai jawatankuasa pelaksanaan EKSA disediakan dengan jelas dan disebarkan ke setiap zon.

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.

6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.

7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diuruskan dengan baik dan dikemaskini.

8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.

9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.

Jawatankuasa Latihan

1. Mengenalpasti dan mencadangkan ahli Jawatankuasa Latihan

2. Semua ahli jawatankuasa ini dilantik oleh ketua hakim syarie.

3. Bertanggungjawab untuk mengenal pasti keperluan latihan, merancang dan melaksanakan program latihan.

4. Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.

5. Aktiviti jawatankuasa latihan disebarkan kepada warga agensi dalam portal EKSA Jabatan.

Jawatankuasa Promosi

1. Pengerusi Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim Syarie

2. Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang dirancang.

3. Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.

4. Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan baik dan dikemaskini.

5. Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta menjadi panduan.

6. Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

7. Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah disediakan dan diedarkan kepada setiap zon.

Jawatankuasa Audit

1. Pengerusi Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie

2. Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

3. Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan dibuat.

4. Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai dan disebarkan ke setiap zon.

5. Penemuan hasil audit dipamerkan dalam bentuk yang praktikal untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.

Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Jabatan

1. Disediakan dalam bentuk maya.

2. Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3. Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4. Terdapat maklumat zon-zon EKSA seperti lokasi, carta organisasi dan gambar sebelum selepas aktiviti EKSA.

5. Terdapat gambar-gambar aktiviti EKSA.

6. Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk hendaklah dipaparkan.

7. Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon

1. Penyelaras /Ketua Zon dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.

2. Terdiri daripada Penyelaras, Setiausaha, Ahli Jawatankuasa Audit, Latihan dan Promosi.

3. Semua pegawai dan kakitangan zon adalah merupakan ahli jawatan kuasa perlaksanaan EKSA peringkat Zon.

4. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan zon pelaksanaan adalah berpusat dan disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan.

5. Semua aktiviti dilaksanakan mengikut Perancagangan yang disusun oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan.

6. Mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon merupakan salah satu agenda dalam Mesyuarat Pegurusan Tindakan Daerah.

Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Zon

1. Disediakan dalam bentuk maya.

2. Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3. Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4. Terdapat Pelan Lantai.

5. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan EKSA (gambar).

6. Penggunaan fungsi Sudut EKSA untuk kumpulan masing-masing adalah memuaskan.

Rekod Aktiviti EKSA

1. Wujudnya rekod aktiviti induk/zon EKSA.

2. Semua aktiviti direkodkan secara maya.

3. Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini.

4. Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan pengemaskinian.

Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan

1. Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk mengamalkan Amalan EKSA secara berterusan dan memberi penghargaan sebagai galakan.

2. Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat jabatan seperti berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Ruang kerja (work station) Terbaik

iii. Kreativiti/ Inovasi

iv. Amalan Hijau

v. Blog

3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada, di peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.

4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti warga kerja.

2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut:

i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan.

iii. Hiasan/Kegunaan EKSA

iv. Barangan sedia ada ditambahbaik.

Tindakan Penjimatan / Amalan Hijau

1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/Arahan penjimatan tenaga

10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan

- Pelaksanaan Persekitaran EKSA mestilah mengambil kira prinsip pelaksanaan EKSA iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan kemudahkesanan.

- Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti dan inovasi.

- Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga kakitangan.

- Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat

- Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi (direktori) pegawai yang bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat seliaannya.

- Setiap sistem, dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah mudah dikesan.

Dasar EKSA

1. Mengandungi Visi dan Misi Jabatan;

2. Polisi, Objektif, Slogan dan Logo EKSA;

3. Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk; dan Pelaksana EKSA serta Carta Perbatuan Jabatan;

4. Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi;

5. Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik;

6. Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem EKSA dan jelas kepada pekerja;

7. Bahasa yang digunakan mudah difahami. dan mengandungi elemen keperluan, kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

Penglibatan Pengurusan Atasan

1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat Ekosistem EKSA iaitu Ketua Hakim Syarie di peringkat Jabatan dan Hakim-hakim di peringkat daerah.

2. Melibatkan penguru san atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/ pendedahan dan lawatan.

3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA

1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.

2. Terdiri daripada Pengerusi, Fasilitator, Penyelaras/Ketua Zon, Setiausaha dan tiga Jawatan Kuasa Utama (Pengerusi Jawatankuasa Audit, Latihan dan Promosi).

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai jawatankuasa pelaksanaan EKSA disediakan dengan jelas dan disebarkan ke setiap zon.

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.

6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.

7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diuruskan dengan baik dan dikemaskini.

8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.

9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.

Jawatankuasa Latihan

1. Mengenalpasti dan mencadangkan ahli Jawatankuasa Latihan

2. Semua ahli jawatankuasa ini dilantik oleh ketua hakim syarie.

3. Bertanggungjawab untuk mengenal pasti keperluan latihan, merancang dan melaksanakan program latihan.

4. Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.

5. Aktiviti jawatankuasa latihan disebarkan kepada warga agensi dalam portal EKSA Jabatan.

Jawatankuasa Promosi

1. Pengerusi Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim Syarie

2. Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang dirancang.

3. Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.

4. Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan baik dan dikemaskini.

5. Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta menjadi panduan.

6. Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

7. Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah disediakan dan diedarkan kepada setiap zon.

Jawatankuasa Audit

1. Pengerusi Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie

2. Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

3. Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan dibuat.

4. Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai dan disebarkan ke setiap zon.

5. Penemuan hasil audit dipamerkan dalam bentuk yang praktikal untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.

Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Jabatan

1. Disediakan dalam bentuk maya.

2. Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3. Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4. Terdapat maklumat zon-zon EKSA seperti lokasi, carta organisasi dan gambar sebelum selepas aktiviti EKSA.

5. Terdapat gambar-gambar aktiviti EKSA.

6. Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk hendaklah dipaparkan.

7. Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon

1. Penyelaras /Ketua Zon dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.

2. Terdiri daripada Penyelaras, Setiausaha, Ahli Jawatankuasa Audit, Latihan dan Promosi.

3. Semua pegawai dan kakitangan zon adalah merupakan ahli jawatan kuasa perlaksanaan EKSA peringkat Zon.

4. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan zon pelaksanaan adalah berpusat dan disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan.

5. Semua aktiviti dilaksanakan mengikut Perancagangan yang disusun oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan.

6. Mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon merupakan salah satu agenda dalam Mesyuarat Pegurusan Tindakan Daerah.

Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Zon

1. Disediakan dalam bentuk maya.

2. Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3. Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4. Terdapat Pelan Lantai.

5. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan EKSA (gambar).

6. Penggunaan fungsi Sudut EKSA untuk kumpulan masing-masing adalah memuaskan.

Rekod Aktiviti EKSA

1. Wujudnya rekod aktiviti induk/zon EKSA.

2. Semua aktiviti direkodkan secara maya.

3. Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini.

4. Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan pengemaskinian.

Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan

1. Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk mengamalkan Amalan EKSA secara berterusan dan memberi penghargaan sebagai galakan.

2. Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat jabatan seperti berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Ruang kerja (work station) Terbaik

iii. Kreativiti/ Inovasi

iv. Amalan Hijau

v. Blog

3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada, di peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.

4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti warga kerja.

2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut:

i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan.

iii. Hiasan/Kegunaan EKSA

iv. Barangan sedia ada ditambahbaik.

Tindakan Penjimatan / Amalan Hijau

1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/Arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/peralatan save energy

iii. Penetapan suhu optimum (24 Celcius)

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan air

vi. Kempen Hijau (Kitar Semula)

                                                           Contoh Tong Kitar Semula

2. Peringkat zon hendaklah melaksanakan program kitar semula mengikut Akta Pelupusan Sisa Pepejal seperti berikut.

a. Bekas Biru – Kertas

b. Bekas Coklat – Kaca

c. Bekas Jingga – Aluminium, besi dan plastik

4. Menyediakan rekod dan analisis penjimatan tenaga dengan mengambil kira aspek penjimatan seperti contoh:

i. Kos ; atau

ii. Masa ; atau

iii. Tenaga Pekerja

                                                          Contoh Analisis Penjimatan

KRITERIA AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Lantai

1. Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiadakekotoranatau sampah di lantai

iii. Tidakberlubang atau pecah, rosak atau retak

iv. Tong sampah disediakan ditempat yang sesuai

2. Memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Dinding dan Siling

1. Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan hiasan sedia ada bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.

Lampu Dan Soket

1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

3. Menyediakan pelabelan suis lampu dibilik atau ruang gunasama menggunakan kaedah bernombor dan berimej korporat bagi melebihi 2 suis.

Susun Atur Peralatan

1. Memastikan cop getah yang aktif disenaraikan dan dilabelkan.

2. Memastikan susunan laci meja / mobile pedestal teratur.

3. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan teratur dan kemas.

Keadaan Peralatan

1. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja serta di dalam laci.

2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

3. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.

4. Mempamerkan dan menyeragamkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama. (yang bersesuaian).

i. Mesin Penyalin

                                                               Contoh 1 Label Etika

ii. Mesin faks

                                                                Contoh 2 Label Etika

iii. Mesin Rincih

Contoh 3 Label Etika

iv. Alat siar raya - mengikut manual pengguna

6. Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).

7. Tetapan suhu penghawa dingin.

8. Mempamerkan dan menyeragamkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

1. Menyediakan tanda nama dan jawatan pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel kerja yang seragam.

2. Menyediakan label yang bersesuaian bagi menunjukkan seksyen/unit.

3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

4. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.

Perhiasan

1. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.

3. Mempamerkan dan menyeragamkan maklumat korporat Jabatan serta sentiasa dikemaskini (Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Visi dan Misi).

Keperluan Umum

1. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.

2. Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.

3. Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.

4. Menyedia, menyeragam dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

i. Kamar Sulh, Bilik Sebutan dan Rundingcara

                                                                          Contoh 4 Label Etika

ii. Bilik Mesyuarat

                                                                Contoh 5 Label Etika

RUANG KERJA

Meja Kerja/Work Station/Kubikel Kerja

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. (jika ada)

Bilik Pegawai

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.

3. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. (jika ada)

Stor Peralatan Pejabat

1. Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

- Bersih;

- Tidak berdebu;

- Susunan kemas dan teratur;

- Stok disusun mengikut Kaedah Masuk Dulu Keluar Dulu “FIFO”;

- Hanya pegawai dan kakitangan yang dibenarkan masuk.

2. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

3. Menyediakan label pada setiap barang/bahan.

4. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

5. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.

6. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.

7. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

Bilik Fail

1. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

- Bersih;

- Tidak berdebu;

- Tersusun;

- Kemas.

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

3. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.

4. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

5. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:

- Tajuk fail;

- Nombor susunan fail

6. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

7. Memaparkan dan menyeragamkan etika ketika berada di dalam bilik fail.

8. Fail kes yang aktif perlu dilabelkan mengikut nombor bilangan kes, di tepi atas sebelah kanan fail.

9. Susunan fail pentadbiran dan kewangan di dalam kabinet fail disusun dengan tetulang disusun tegak dengan nombor rujukan menghala ke hadapan. Cara susunan fail (Contoh: tulisan, tajuk dan nombor fail senang dilihat )

10. Rak fail tidakaktifperlumempunyaiindeks.

11. Hanyapegawaidankakitangan yang dibenarkanmasuk.

Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

1. Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:

- Bersih;

- Tidak berdebu;

- Tersusun;

- Kemas;

- Selamat

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas.

Bilik Pemandu

1. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat (jika ada).

Bilik Server/Terperingkat

1. Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi Kriteria berikut:

- Bersih;

- Tidak berdebu;

- Tersusun;

- Kemas;

- Selamat

2. Diakses oleh pegawai dan kakitangan yang dibenarkan sahaja.

                                       GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

                     AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

                            

BAHAGIAN C : TEMPAT UMUM

1.Lobi Utama / Ruang Hadapan

1. Semua peralatan / kemudahan dalam keadaan baik dan tersusun.

2. Semua perabot disusun kemas, tidak berhabuk, bersih, teratur, dan berkeadaan baik.

3. Tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informative dan efektif dengan menggunakan warna korporat.

4. Maklumat korporat boleh dipaparkan dand ikemaskini.

5. Laluan umum hendaklah bebas daripada sebarang halangan.

6. Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian.

7. Tong sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai serta berada dalam keadaan yang bersih, baik, diselenggara serta bilangan yang mencukupi.

2. Kaunter Utama

1. Kaunter utama berimej korporat dan hendaklah memenuhi kriteria berikut:

- Sistem maklum balas pelanggan;

- Direktori warg aagensi;

- Borang-borang / brosur berkaitan;

- Bahan bacaan/ informasi;

- Info mengenai agensi/ piagam pelanggan;

- Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada).

2. Kaunter khidmat pelanggan Direktori warga agensi.

3. Kaunter hendaklah sentiasa bersih, kemas dan ceria.

4. Usaha Mesra pelanggan seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

5. Perkhidmatan yang disediakan hendaklah yang mesra pelanggan.

6. Carta aliran yang dipaparkan hendaklah yang telah dikemaskini.

3. Ruang Menunggu

1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.

2. Memastikans emua peralatan dan hiasandalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

3. Hendaklah disediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

4. Laluan Utama

1. Semua susunan peralatan atau hiasan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa kemas, bersih danteratur.

2. Hendaklah dipastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

5. Bilik Mesyuarat

1. Semua peralatan seperti kerusi, meja, jam dinding ,mikrofon, skrin komputer, projektor hendaklah berada dalam keadaan baik.

2. Persekitararan bilik mesyuarat hendaklah bersih, kemas dan selamat.

3. Mempamerkan/mempelihatkan/memaparkan imej koporat dan di jaga dengan baik.

4. Peralatan di dalam Bilik Mesyuarat hendaklah dikemaskan selepas digunakan.

6. Perpustakaan / Pusat Sumber

1. Memastikan ruang Perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang terkini.

3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

4. Menyediakan indek buku.

7. Surau / Bilik Solat

1. Barang-barang/ peralatan seperti telekong/ kain pelikat, sejadah dan tempat sangkut sejadah hendaklah dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih.

2. Kemudahan seperti tanda arah kiblat diperakui oleh Jabatan Mufti Negeri Perak (ditampalkan) dan tanda arah kiblat diletakkan di siling.

3. Jadual waktu solat, cermin, rak menyimpan al-Quran dan bahan bacaan, tempat letak /rak kasut, selipar, label Surau Lelaki/Wanita.

4. Memastikan Tempat wuduk bersih dan kering.

8. Lif

1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.

3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.

5. Sistem kecemasan berfungsi dengan baik.

6. Kemudahan OKU disediakan.

7. Kemudahan tanda arah pertunjuk yang disediakan mencukupi, berinformasi dan efektif

9. Pantri

1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.

2. Memastikan pantry bersih, tidak berdebu, tidak berminyak, melekit dan dalam keadaanterurus.

3. Menyediakan 2 jenis Tong sampah bertutup (organik dan bukan organik).

4. Larangan penggunaan polisterin dandigalakkan mengguna pinggan dan cawan yang boleh digunasemula.

10. Tandas

1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

2. Memastikan bau tandas menyenangkan.

3. Memastikan peralatan tandas berfungsi denganbaik.

4. Memastikan pengudaraant andas baik.

5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas.

6. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

- Cecair pencuci tangan

- Tisu tangan

- Bakul sampah/ Tong Sanitari

- Cermin Muka

7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

                                              GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

                             AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

                                    BAHAGIAN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan Tindakan Kecemasan

1) Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

i. Arahan Keselamatan (Lihat rujukan)

ii. Latihan kecemasan kebakaran perlukan dilakukan di setiap premis sekurang-kurangnya sekali satu tahun.

iii. Tanda Amaran bagi kawasan/peralatan yang diperlukan.

                                                               Contoh Tanda Amaran

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

                                                        Contoh Pelan Laluan Kecemasan

v. Tanda Berkumpul di kawasan.

                                                           Contoh Tanda Berkumpul

vi. Tanda arah laluan kecemasan.

                                                    Contoh Tanda Arah Laluan Kecemasan

Pendawaian/Kabel

1) Memastikan semua pendawaian elektrik /dan kabel bagi telefon, peralatan teknologi maklumat danperalatan pejabat dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

2) Pelabelan dilakukan pada head-plug/ wayar peralatan tersebut hendaklah kemas dan mudah dilihat.

Peralatan Pencegahan Kebakaran

1) Memastikan alat pemadam api menepatikriteriaberikut:

i. Penyelengaraan secara berkala;

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan;

iii. Berkeadaan bersih;

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

2) Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

3) Memastikanpilibombatidakdihalangdandalamkeadaanbaik.

4) Memastikan ruang/ bilik alat pemadam api (jenis gegelung hos) tidak menyimpan barang lain dan berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

Laluan/Tangga Kecemasan

1) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.

2) Memaparkan tanda arahKELUAR dengan jelas dan berfungsi.

3) Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

Kawasan Larangan

1) Mengenal pasti ruang/ laluan yang dilabel sebagai kawasan larangan kepada pelanggan/orang awam (penyediaan logo/tanda).

2) Menghadkan dan mengawal individu yang keluar masuk.

3) Melabelkan atau meletak tanda yang berkenaan pada laluan/pintu kawasan larangan tersebut.

4) Memastikan ruang tersebut bersih dan teratur.

Keselamatan Premis

1) Mewujudkan sistem pas keselamatan atau pas pelawat bergantung kepada premis tersebut.

2) Setiap pegawai dan anggota termasuk pekerja perkhidmatan yang bertugas dikehendaki memakai kad pekerja.

3) Menyediakan Buku Rekod Keluar/Masuk pelawat dan dikemaskini.

4) Menyediakan buku rekod keluar/masuk pejabat selepas tamat waktu bekerja.

5) Menyediakan buku rekod pengerakan kunci dan dikemaskini sentiasa.

                                  GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

                    AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

                        BAHAGIAN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.

2. Pakir OKU mestilah berhampiran dengan laluan OKU, berserta petunjuk arah OKU yang jelas.

3. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot pakir yang disediakan.

4. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

5. Memastikan semua kenderaan dipakir secara mengundur.

6. Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Memastikan lampu persekitaran berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

3. Menyediakan sistem tanda arah yang mudah difahami.

4. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di sekitar kawasan.

5. Memastikan kawasan persekitaran bersih.

6. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya.

7. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah.

bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.

8. Memastikan pili bomba dalam keadaan baik dan tidak terhalang.

9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.

10. Memastikan pintu pagarutama berkadaan baik dan selamat.

Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)

1. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

2. Memastikan kawasan/ tong sampah bersih, tidak berbau dan diurus dengan baik.

3. Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.

GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN F: TEMPAT KHUSUS

1. KAMAR BICARA

a. Memastikan persekitaran kamar bicara bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk selesa dan mencukupi.

c. Menyediakan etika semasa berada di dalam kamar bicara.

2. BILIK TAHANAN

a. Memastikan persekitaran bilik tahanan bersih, kemas dan selamat.

b. Memastikan pengudaraan baik dan bilik tahanan tidak berbau.

c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada dalam keadaan baik dan berfungsi.

d. Memastikan tandas bersih dan selamat

3. RUANG MENUNGGU

a. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan bersih, kemas dan ceria/tersusun rapi.

b. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan selamat.

c. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

d. Menyediakan papan kenyataan yang mengandungi informasi yang berkaitan dan dikemaskini/

4. BILIK SAKSI

a. Memastikan persekitaran bilik saksi bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan bilik saksi.

5. BILIK SULH / RUNDINGCARA

a. Memastikan persekitaran bilik sulh/rundingcara bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik sulh / rundingcara.

c. Memaparkan proses sulh/rundingcara yang jelas untuk dipatuhi.

6. BILIK SEBUTAN

a. Memastikan persekitaran bilik sebutan bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik sebutan.

7. DEWAN BICARA

a. Memastikan persekitaran dewan bicara bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan dewan bicara.

c. Memastikan peralatan dan kemudahan ICT/siaraya dalam dewan bicara berfungsi dengan baik dan diselenggara.

8. BILIK PEGUAM / PENDAKWA

a. Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik peguam / pendakwa.

c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada dalam keadaan baik dan boleh berfungsi.

9. BILIK PERBINCANGAN

a) Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas dan selamat.

b) Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

10. DEWAN BANKUET

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

b. Memastikan peralatan disusun dengan kemas danberada dalam keadaan baik.

c. Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keaaan baik dan terkini.

d. Memastikan senarai asset alih kerajaan (Kew.PA 7) dipaparkan.

11. BILIK JAMUAN

a) Memastikan persekitaran bilik bersih, tidak bersawang kemas dan selamat.

b) Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.

12. PARKIR BERBUMBUNG

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.

b. Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan dan dilabelkan.

13. PREMIS PERNIAGAAN/BAKMAS

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.

14. LANDSKAP

a. Memastikan kawasan padang/landskap bersih dan dalam keadaan baik serta selamat digunakan.

b. Memastikan rumput di kawasan padang/landskap diselenggara.

Tarikh dikemaskini : 3 Julai 2019