Info / Promosi : dasar & Polisi EKSA

               PANDUAN PERLAKSANAAN

                      AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

                   MAHKAMAH SYARIAH MANJUNG

APA ITU EKSA?

EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam yang diperkenalkan mulai Januari 2014 dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia.Langkah penjenamaan semula ini adalah sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

AMALAN 5S DALAM SEKTOR AWAM

- Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat.

- Amalan EKSA bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.

- Pelaksanaan Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain memberi nilai tambah kepada imej organisasi

- Satu kaedah atau teknik yang digunakan untuk mewujudkan dan mengekalkan persekitaran kerja yang berkualiti di dalam sesebuah organisasi

- EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja

Penjenamaan Semula Amalan 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010.Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu.EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

- Imej Korporat;

- Kreativiti dan Inovasi;

- Amalan Hijau

- Persekitaran Kondusif; dan

- Kepelbagaian Agensi.

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah;

A. Meningkatkan Imej Korporat.

B. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan.

C. Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau.

D. Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif.

E. Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan.

5 Elemen Baharu EKSA

1. Imej Korporat

2. Kreativiti dan Inovasi

3. Amalan Hijau

4. Persekitaran Kondusif

5. Kepelbagaian Agensi

1. Imej Korporat

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam.

2.Kreativiti dan Inovasi

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

3.Amalan Hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber.Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum.

4.Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalahpenting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor awam.Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan.Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.

5.Kepelbagaian Agensi

EKSA memperkenalkan modelpenilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupikeperluan kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini.

PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:

1. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;

2. Mewujudkan sektor/zon kerja;

3. Mengadakan program latihan; dan

4. Mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti di atas perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan.Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu diambil

LANGKAH 1: PEWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN PERANAN YANG JELAS

Penasihat dan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

- Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

- Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

- Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;

- Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;

- Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

- Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;

- Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan

- Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

Fasilitator

- Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;

- Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;

- Menentukan pembahagian zon;

- Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan

- Menyelaras dan memantau aktiviti.

Penyelaras / Ketua Zon

- Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;

- Menyelaras program EKSA;

- Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

- Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit;

- Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi

- Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli kumpulan;

- Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;

- Merancang aktiviti kumpulan;

- Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator dan kumpulan

Jawatankuasa Promosi

- Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;

- Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;

- Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan

- Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/agensi.

Jawatankuasa Audit

- Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;

- Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;

- Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan

- Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan

Jawatankuasa Latihan

- Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;

- Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan

- Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.

Ahli-Ahli

- Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

- Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

- Bekerjasama dalam kumpulan; dan

- Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA

LANGKAH 2 : MEWUJUDKAN ZON EKSA

i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

ii. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan.

iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon adalah seperti yang berikut:

- susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah sektor/zon tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.

- menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon;

- mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan/agensi; dan

- sektor/zon di sesebuah jabatan/agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

LANGKAH 3 : LATIHAN

Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi.

LANGKAH 4 : PELANCARAN EKSA

i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam jabatan/agensi.

ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut:

- Dasar EKSA;

- Zon EKSA;

- Objektif EKSA;

- Pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan

- Buku panduan pelaksanaan EKSA

untuk penerangan lanjut, boleh tekan link pautan https://zonmrsmjg.blogspot.com/2019/07/dasar-eksa-ms-manjung-panduan.html

Tarikh Dikemaskini : 11 November 2019